Акт об уничтожении копий документов содержащих персональные данные

Акт об уничтожении копий документов содержащих персональные данные

Порядок уничтожения персональных данных


Юрист предприятия дает правовую оценку, если нарушение выявлено, сообщение направляется администратору. После этого в течение 10 дн. производятся попытки устранить опасность. Если угроза миновала, информация подлежит разблокировке.

К неправомерным действиям с персональными сведениями относят любую обработку информации, которая производится без согласия субъекта, в виде:

    сбора;

    накопления; систематизации; удаления; блокирования; хранения; изменения или обновления; распространения; обезличивания.

Так, например, если информация была передана

New Media Edu

В этом случае они должны ознакомиться с требованиями к защите и подписать соглашение о неразглашении персональных данных.

Если действия оказались безрезультатными в течение 3 дн., то сведения удаляются в десятидневный срок, о чем уведомляется субъект, к которому они относятся.
Мы рекомендуем подготовить документы, подтверждающие, что вы принимаете необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных. В ст. 19 закона «О персональных данных» перечислены . Список мер обеспечения безопасности внушительный, и для успешного прохождения проверки Роскомнадзора нужно подготовить немало документов.
Чтобы все это понять, требуется техническая подготовка.

Для новичка это не так просто, но лучше обезопасить себя. Некоторые компании и сайты оказывают услуги в их подготовке: , , . А можно скачать шаблоны этих документов.

В любом случае, вы должны проверить внутренние системы защиты персональных данных и подготовить документы: 1. Перечень сведений конфиденциального характера Это документ, в котором будет содержаться информация обо всех категориях и видах персональных данных, которые вы обрабатываете.

Приложение N 1. Инструкция о порядке работы, хранения, уничтожения документов и машиночитаемых носителей, содержащих персональные данные и иную конфиденциальную информацию

Документы, указанные в , должны находиться в сейфе (исключение составляют документы, обрабатываемые в настоящий момент).

2.3. По окончании указанных в сроков хранения документов подлежащие уничтожению документы разрезаются (разрываются) на мелкие части, исключающие восстановление информации, или сжигаются. Уничтожение документов осуществляется в соответствии с настоящей Инструкции. 2.4. На документы, содержащие персональные данные (данные об избирателях, участниках референдума, данные о кандидатах, данные о членах избирательных комиссий и др.), технологическую конфиденциальную информацию (ключи, пароли, инструкции и др.), предметную конфиденциальную информацию (сведения, содержащие служебную тайну избирательной комиссии Ставропольского края), ставится штамп «Для служебного пользования» на каждом листке, где имеется такая информация.

Порядок доступа должностных лиц к документам с грифом «Для служебного пользования» определяется соответствующими нормативно-правовыми актами.

Об утверждении Порядка уничтожения персональных данных, обрабатываемых в министерстве образования, науки и инновационной политики Новосибирской области (с изменениями на 23 декабря 2016 года)(утратил силу)

Контроль за исполнением нстоящего приказа оставляю за собой.МинистрС.А. НелюбовУтвержденоприказом МинобрнаукиНовосибирской областиот 11.11.2015 N 3407(В редакции, введенной1. Настоящий Порядок устанавливает процедуру уничтожения персональных данных, обрабатываемых в министерстве образования, науки и инновационной политики Новосибирской области (далее — министерство, оператор).2.

Настоящий Порядок разработан в соответствии с , , , и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами».3. Уничтожение персональных данных субъектов персональных данных оператор обязан осуществлять в следующих случаях:1) выявление неправомерной обработки персональных данных, в том числе по обращению субъекта персональных данных или его представителя либо запросу уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных,

Персональные данные: уничтожение персональных данных

Юрист предприятия дает правовую оценку, если нарушение выявлено, сообщение направляется администратору.После этого в течение 10 дн.

Если действия оказались безрезультатными в течение 3 дн., то сведения удаляются в десятидневный срок, о чем уведомляется субъект, к которому они относятся.К неправомерным действиям с персональными сведениями относят любую обработку информации, которая производится без согласия субъекта, в виде:

    сбора;накопления;систематизации;удаления;блокирования;хранения;изменения или обновления;распространения;обезличивания.

Так, например, если информация была передана третьему субъекту, то компания направляет письмо с прошением удалить сведения либо спросить разрешение на обработку файлов у владельца.

производятся попытки устранить опасность. Если угроза миновала, информация подлежит разблокировке.

Акт уничтожения съемных носителей ПДн


После такой обработки съем данных с таких материальных носителей становится недоступным.

Порядок уничтожения персональных данных (либо части персональных данных) или их обезличивания, может производиться способом (если это допускается материальным носителем) исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).
После уничтожения съемных носителей ПДн вносятся соответствующие отметки в журналы персонального учета съемных носителей персональных данных.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п.

1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст.

27 закона № 125-ФЗ). Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения.

Он заключается в следующем: Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.

Разъясните пожалуйста, «Роскомнадзор решит, что работодатель собирает лишние персональные данные, если кадровая служба хранит.

Обосновать необходимость хранения паспорта гражданина РФ нормативно нельзя. Паспорт предъявляется при приеме, его данные вносятся в карточку Т-2.

Оснований для снятия с него копии у работодателя нет. (исключение: хранение копий паспортов гос.служащих — Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 (ред.

от 01.07.2014)

«Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»

). ИНН даже запрашивать при приеме на работу не нужно, хранение его копии вовсе исключено. Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого достаточно, работник может (не обязан) указать данные ИНН в реквизитах сторон трудового договора.

Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника.

Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт.

Как хранить копии документов работников?

При приеме на работу работник отдела кадров должен сверить эти данные с оригиналом паспорта.

Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника. Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт. А при проверках ФНС, ФСС придется просить работников принести оригиналы для подтверждения обоснованности выплат.

Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить.

Тем более, с 1 июля 2017 года в значительной степени увеличились административные штрафы за нарушения в этой области. Размеры штрафов зависят от вида совершенного правонарушения.

Так, должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 3000 до 20 000 руб., ИП – на сумму от 5000 до 20 000 руб., организацию – на сумму от 15 000 до 75 000 руб.