Бланк официального письма

Как правильно составить деловое письмо


Как и другие бланки делового документооборота, официальные письма регистрируются и хранятся в организациях в папках входящей и исходящей корреспонденции. Пример делового письма: Будьте подкованными в оформлении официальной документации вместе с Бизнес.Ру. Здесь вы найдете большой перечень документов, форм и бланков, а главное подробную инструкцию по их заполнению. Структура делового письма имеет общие для всех деловых писем черты:

  1. вступительная часть, в которой описывается причина оформления официального письма, или его цель («Согласно вашему предложению.», «В целях скорейшего решения вопроса.», «Исходя их пунктов договора №.», «Доводим до вашего сведения.» и т.п.)
  2. заголовок письма (кратко обозначенная его тема — запрос, предложение, претензия и т.п.);
  3. заключительная вежливая фраза, выражающая, например, надежду на дальнейшее сотрудничество, на взаимопонимание, на скорейшее разрешение конфликта и т.д.
  4. номер письма (исходящий/входящий — если необходима регистрация) и дата его получения/отправления;
  5. реквизиты отправителя (как правило, для удобства оформления и представительности);
  6. обращение к адресату, желательно, по имени-отчеству («Уважаемый Петр Петрович!» и т.д.);
  7. основное содержание письма, в которой подробно, лучше всего по пунктам, излагается суть проблемы, способы её решения, подробности дела, предложения, пожелания, и прочее.
  8. наименование организации-адресата, должность и ФИО ответственного лица, на имя которого отправляется письмо;
  9. заверяющие письмо данные отправителя — его должность, подпись и её расшифровка (ФИО).

Как написать сопроводительное письмо

Материалы по теме Что писать в сопроводительном письме, каждая организация и сотрудник могут решать самостоятельно, поскольку действующее законодательство не устанавливает какой-либо унифицированной формы.

Однако определенные рекомендации по оформлению документации можно найти в (состав реквизитов и их расположение, требования к бланкам организации и много другое). Исходя из обычаев делового оборота, бланк сопроводительного письма должен содержать следующие разделы: «Шапка». Здесь следует указать реквизиты фирмы-отправителя, ФИО адресата, дату, исходящий номер и краткое содержание письма.

Затем следует заглавие и официальное обращение к адресату по имени и отчеству. Основная часть. Ее можно условно разделить на две части: сообщение о направлении материалов и инструкция по обращению с ними. Список приложений. Это самый главный раздел — ведь именно прилагаемые документы являются целью и смысловым центром обращения.

Образец написания делового письма

Например, письмо-уведомление будет достаточно лаконичным (3-4 абзаца), а рекомендация сотрудника или деловое предложение могут занять не одну страницу.

Однако есть и несколько общих правил, на которые стоит обратить внимание при составлении бумаги: Сам по себе документ не имеет какой-либо юридической силы, однако составляется по всем правилам оформления.

Его структура, стиль изложения должны соответствовать общепринятым принципам современного документооборота.

Предложения строятся логично, в четкой последовательности. Витиеватые, сложные, эмоциональные и тем более просторечные обороты отсутствуют.

Тональность нейтральная. Изложение всегда ведется только от 1 лица – либо в единственном числе, если текст пишется непосредственно от руководителя, либо во множественном, если он составляется от имени всей компании. Проговаривается конкретная цель составления и ожидаемые действия адресата (направить ответ, рассмотреть кандидатуру сотрудника, согласиться на переговоры, прислать документ и т.п.).

Письма

Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме. Часто вид письма полностью определяет его содержание.

К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой. При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения. Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

  1. Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).
  2. Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными.
  3. Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.

Реквизиты служебного письма

Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.

В верхней части документа указываются:

  1. номер;
  2. ссылка на регистрационный номер и дату документа (если корреспонденция является ответом);
  3. дата;
  4. заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату. Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа.

Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:

  1. наименование компании;
  2. наименование структурного подразделения, куда направлена исходящая корреспонденция;

Как оформить бланк официального письма

Это особенно важно на начальном этапе развития компании, когда расходы на рекламу еще ограничены, но уже есть необходимость создания положительного имиджа в бизнес-среде.

По центру пишется обращение к получателю. Реквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании.
Корреспонденция в фирменном стиле обладает привлекательным внешним видом.

Соответствие оформления существующим госстандартам делает ее удобной в применении и хранении. Заранее утвержденная форма незаменима, когда нужно ускорить составление корреспонденции и сократить трудозатраты на ее оформление. Разработка бланка делового письма входит в обязанности службы делопроизводства.
Как правило, специалист разрабатывает форму документа с учетом требований существующих стандартов, а профессиональный дизайнер оформляет его в рамках создания корпоративного стиля. К нормативным документам, регламентирующим правила разработки , можно отнести: ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги.

Рекомендуем прочесть:  Льготы присяжным заседателям

Данный стандарт устанавливает требования к формату бумаги.

Фирменный бланк ООО и ИП

; Юридический адрес ООО или ИП; Контактные данные: телефон, email, факс. Именно вся данная информация указывается в фирменных бланках организаций и предпринимателей.

Вы так же можете на фирменном бланке разместить логотип своей организации. Специально для Вас я выложу образцы фирменных бланков принадлежащих мне организаций, Вам достаточно скачать и просто поменять данные на свои: Скачать фирменный бланк ООО “МонтажЖилСтрой: .

Скачать фирменный бланк ООО “Городской Торговый Портал”: .

Так же как и для принадлежащих мне ООО я выложу для скачивания фирменный бланк своего ИП и образец фирменного бланка моего друга который тоже является предпринимателем: Скачать фирменный бланк ИП Жуматаев А.О.: . Скачать фирменный бланк ИП Литвин А.А.: . Что касается самого оформления фирменного бланка, то тут нет никаких особых ограничений: Вы можете использовать любой шрифт и его размер (главное, чтобы все было читаемо).

Открыта форма:

В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат», «Резолюция» Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках.

При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа — на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже — на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля. Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Примеры оформления бланка письма: Рис. 3. Бланк письма организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов.

Рис. 4. Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов.

Деловая переписка – примеры писем

Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:1.

Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы.

Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!».

Однако, использовать имя не обязательно.

Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!».