Опись трудовых договоров для сдачи в архив образец

Как правильно составить опись документов — образец?


При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись. На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву.

Среди ее основных реквизитов можно выделить:

  1. расположение документов (номер папки, дела или короба);
  2. период, к которому относятся документы;
  3. номер описи;
  4. дату описи;
  5. наименование сдаваемых на хранение документов;
  6. срок хранения документов;
  7. название организации (если архив — сторонняя организация);
  8. Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).
  9. количество листов;

Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.

Быстро найти нужный документ поможет опись документов. Опись документов для архива не имеет специального формата.

Как правильно сшивать трудовые договоры уволенных сотрудников для сдачи в архив?

Следовательно, если Вы не ведете личные дела сотрудников, то трудовые договоры целесообразно хранить в отдельной папке.

В данном случае, на архивное хранение передаются трудовые договоры сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации. При этом трудовые договоры систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов — по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников. Однако, при больших объемах указанных документов и превышении установленных объемов дел в течение года (не более 250 листов в деле и при толщине корешка не более 4 см, включая переплет) производится деление трудовых договоров на тома.
Также возможны варианты отдельного формирования трудовых договоров (по каждой форме — в каждое отдельное дело).

Таким образом, можно сказать, законодательством не установлен определенный порядок хранения трудовых договоров уволенных сотрудников. Однако, на практике рекомендуется руководствоваться общим порядком хранения кадровых документов.

Отличный секретарь

Обратите внимание: не листов, не страниц, а именно документов. Если весь том занимает один многостраничный документ, то так и пишем: Итого 1 (один) документ. В зависимости от того, как скомпонованы документы в деле, их номера во второй графе описи могут идти последовательно или нет.

Приказы по основной деятельности, например, пойдут последовательно: А вот трудовые договоры уволенных работников компонуются по алфавиту. Тогда их регистрационные номера вносятся во внутреннюю опись в том порядке, в каком договоры сшиты в томе. Фамилии же можно перечислить в графе «Заголовок документа», предварительно изменив ее название, потому что заголовков у трудовых договоров нет: А если сшиваются договоры длительного хранения, каждый из которых имеет собственный заголовок, но при этом дела сформированы в томе по алфавиту контрагентов, то для них можно ввести дополнительную графу: это не запрещено.
Пользоваться

Опись трудовых договоров уволенных работников образец

Как правило, они хранятся в отдельной папке. Чтобы иметь точные сведения о бумагах, находящихся в ней, составляется их опись.

Перечень бумаг, которые входят в дело, не регламентирован для частных организаций. Во многом он зависит от специфики работы либо категории сотрудника. Поэтому частники могут самостоятельно его определять и устанавливать.

При определении списка документов, которые должны содержаться в личном деле государственного служащего, следует обратить внимание на ст.

20, 22, 24, 26, 49 и др. ФЗ от 27.07.2004 № 79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В них указан перечень документов, связанных с назначением гражданина на должность гражданской службы и ее прохождением. При этом располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов или корреспондентов.
Приложения к независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к, к которым они относятся.

Приказ по личному составу

«Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утверждена приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г.) содержит требования к оформлению и перечню необходимых реквизитов, которые в приказах по личному составу должны быть указаны в обязательном порядке.

Так, формат бланка должен быть А4, шрифт: №13.

Текст следует выровнять по левой стороне, соблюдая полуторный интервал слева, красная строка должна содержать отступ – 1,25 см. Должно быть указано: Наименование организации. Слово «Приказ». Дата (прописывается как цифрами, так и словами) и номер (№ и порядковый номер).

Чётко сформулированный заголовок без точки.

В первой (констатирующей) части коротко излагаются причина, цели и задачи издания распоряжения. После чего следует вторая часть текста, начинающаяся со слова «Приказываю». Вторая часть (распорядительная) раскрывает первую.

Как правильно сшивать трудовые договора уволенных сотрудников для сдачи в архив?

В данном случае, на архивное хранение передаются трудовые договоры сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации.

При этом трудовые договоры систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов — по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников. Однако, при больших объемах указанных документов и превышении установленных объемов дел в течение года (не более 250 листов в деле и при толщине корешка не более 4 см, включая переплет) производится деление трудовых договоров на тома. Также возможны варианты отдельного формирования трудовых договоров (по каждой форме — в каждое отдельное дело).

Рекомендуем прочесть:  Допутимые децибелы при ремонте

Таким образом, можно сказать, законодательством не установлен определенный порядок хранения трудовых договоров уволенных сотрудников.

Однако, на практике рекомендуется руководствоваться общим порядком хранения кадровых документов.

При этом, трудовые договоры уволенных сотрудников целесообразно хранить отдельно от приказов по личному составу.

Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.

Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов.

Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.

Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия.

Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив. Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел. Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел.

Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2017 году. Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле.

Как правильно составить опись предоставляемых документов

Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

  • Таблица с самой описью, в которой указываются:
  • Наименование организации, которая передает документы.
  • Дата составления.
  • Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
  1. номер по порядку;
  2. количество листов.
  3. полное название документа;
  4. количество экземпляров;
  • Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.
  • Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату.

Внутренняя опись документов личного дела

Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.