Учет и хранение договора и приложения к нему

Документооборот договоров: мастер-класс


На первоначальном этапе построения системы договорной работы необходимо определить принцип, по которому она будет строиться: ● централизованный ● децентрализованный. Для этого следует провести обследование бизнес-процессов и методов работы предприятия.

На основании полученной информации можно решить вопрос о том, кто будет ответственным за организацию договорной работы: ● конкретное структурное подразделение (при выборе централизованного принципа) или ● отдельные работники в разных структурных подразделениях (при выборе децентрализованного принципа).

Проанализировав опыт договорной работы в России, автор статьи может сказать, что в большинстве мелких и средних компаний договоров «разорван» — разделен между отдельными работниками.

Ответственный исполнитель готовит проект договора, организует его согласование, секретарь или делопроизводитель регистрирует, а хранение договора осуществляет либо ответственный исполнитель, либо главный бухгалтер предприятия, либо кто-то еще.

Документооборот договоров: мастер-класс

Главное — принцип!

На первоначальном этапе построения системы договорной работы необходимо определить принцип, по которому она будет строиться:

  1. децентрализованный.
  2. централизованный или

Для этого следует провести обследование бизнес-процессов и методов работы предприятия.

На основании полученной информации можно решить вопрос о том, кто будет ответственным за организацию договорной работы:

  1. конкретное структурное подразделение (при выборе централизованного принципа) или
  2. отдельные работники в разных структурных подразделениях (при выборе децентрализованного принципа).

Проанализировав опыт договорной работы в России, автор статьи может сказать, что в большинстве мелких и средних компаний документооборот договоров «разорван» — разделен между отдельными работниками. Ответственный исполнитель готовит проект договора, организует

Как вести учет договоров

Если фирма достаточно крупная, для каждого структурного подразделения желательно завести отдельный журнал.

В этом случае напишите наименование отдела.

Впишите дату, когда заведен документ, персональные данные, должность ответственного за ведение журнала. Как правило, таким является кадровый служащий, который оформляет договора с персоналом, сотрудник юридического отдела, занимающийся хранением договоров с контрагентами.

3 На титульном листе журнала по учету договоров напишите наименование документа.

Укажите название вашей компании. Если фирма достаточно крупная, для каждого структурного подразделения желательно завести отдельный журнал.

В этом случае напишите наименование отдела. Впишите дату, когда заведен документ, персональные данные, должность ответственного за ведение журнала.

Учет и хранение договорной документации

Но если за календарный год заключается 150–200 и более договоров, проблемы рано или поздно возникают.

Рекомендуем прочесть:  Какие бывают формы собственности на землю

Как правило, таким является кадровый служащий, который оформляет договора с персоналом, сотрудник юридического отдела, занимающийся хранением договоров с контрагентами.
Во-первых, поиск нужного договора среди множества папок занимает значительное время. Во-вторых, появляется риск утраты оригинала договора или приложений к нему из-за постоянной бесконтрольной процедуры выдачи-возврата документов (один сотрудник пришел и взял договор, чтобы снять копию, второй попросил другой договор и спецификации к нему для подготовки отчета, третий изъял что-то для демонстрации налоговикам в ходе выездной проверки и т.
п.). В итоге уследить за всем становится сложно, если не сказать невозможно.

Чтобы навести порядок в этих вопросах, требуется не так уж много: 1) четко определить в документированном виде приказа, регламента или процедуры порядок регистрации и хранения договоров, а также выдачи оригиналов договорной документации сотрудникам, которым она необходима.

Разумеется, также важно определить ответственных лиц;

Приказ о хранении договоров в организации образец.

Хранение договоров: особенности и порядок. Срок хранения договоров. Устанавливаем срок хранения договоров по перечням

Настоящие Условия являются юридически обязательным договором между вами и Кодексом, поэтому, пожалуйста, внимательно прочитайте.

Если вы не согласны с настоящими Условиями, не регистрируйте и не пользуйтесь ни одним из Сервисов.

Определяется срок хранения договоров после утраты актуальности.

Периоды хранения для различных видов соглашений утверждаются в учетной политике предприятия или ином виде бумаги внутреннего делового оборота, например, номенклатуры дел.

08. 2010 №558.Если вы пользуетесь Услугами от имени организации, вы соглашаетесь с этими Условиями для этой организации и обещаете вставить, что у вас есть право связать эту организацию с настоящими Условиями, если у этой организации

Положение о порядке ведения договорной работы

Договоры должны соответствовать обязательным для сторон требованиям и правилам, установленным федеральными законами и иными правовыми актами, действующими в момент их заключения.

При составлении внутреннего перечня лет хранения в основу принимаются требования законодательства. Периоды хранения типовых бумаг организации указаны в п. 436 Перечня, утвержденном приказом Минкультуры от 25.

3.2. Не допускается заключение договоров, в которых отсутствуют условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для данного вида договоров, а также необходимость включения которых в договоры соответствующего вида установлена требованиями профильных специалистов. Преамбула (или вводная часть): а) наименование договора (договор купли — продажи, поставки, комиссии, аренды и пр.); б) дата подписания договора; в) место подписания договора (город или населенный пункт);

Регистрация договоров в организации

Так называемый централизованный учет предполагает, что существует единый на всю организацию ресурс учета договоров, которым занимается либо один специалист, либо группа сотрудников.

3.3. Договоры заключаются только в простой письменной, либо в случае необходимости нотариальной форме, что означает невозможность заключения договора в устной форме. 3.4. Договоры должны содержать следующие сведения: 3.4.1.

Однако компании может быть удобнее использовать и децентрализованный подход – когда учетом и хранением договорных документов занимается тот отдел, который соглашение заключил и сопровождает. Выбор той или иной системы учета зависит исключительно от порядка документооборота каждой конкретной организации.

Компания выбирает тот способ, который ей наиболее удобен. Кто именно занимается регистрацией – вопрос также решается в каждой компании по-своему. Это может быть отдельный сотрудник – делопроизводитель, секретарь, сотрудник канцелярии.

Учет и систематизацию может вести юридический отдел или юрист, договорные документы могут храниться и учитываться в бухгалтерии.

Также учет может быть организован в специальном договорном отделе.

Документооборот договоров: мастер-класс

Главное — принцип!

На первоначальном этапе построения системы договорной работы необходимо определить принцип, по которому она будет строиться:

  1. централизованный или
  2. децентрализованный.

Для этого следует провести обследование бизнес-процессов и методов работы предприятия.

На основании полученной информации можно решить вопрос о том, кто будет ответственным за организацию договорной работы:

  1. конкретное структурное подразделение (при выборе централизованного принципа) или
  2. отдельные работники в разных структурных подразделениях (при выборе децентрализованного принципа).

Проанализировав опыт договорной работы в России, автор статьи может сказать, что в большинстве мелких и средних компаний документооборот договоров «разорван» — разделен между отдельными работниками. Ответственный исполнитель готовит проект договора, организует

Журнал регистрации договоров

Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.).

Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы. Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е.

вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением.

Другие материалы по теме